Paperisilppurit

1. Paperisilppurin tärkeimmät ominaisuudet

Huomioitavia ominaisuuksia paperisilppureiden kapasiteetissa ovat silppuamisnopeus, säiliön koko ja kerralla silputtavien arkkien määrä. Automaattinen paperinsyöttölaite nopeuttaa ja helpottaa silppuamista.

Usein on tarpeen, että laite tuhoaa muutakin tallennukseen käytettyä materiaalia kuin paperia, kuten luottokortteja, CD-levyjä ja DVD-levyjä tai papereissa kiinni olevat niitit ja klemmarit. Näin paperit voi työntää suoraan sellaisenaan silppuriin ilman hidastavia esivalmisteluja, kuten niittien irrottamista.

2. Paperisilppureiden turvaluokat eri käyttötarkoituksiin

Paperisilpun turvaluokat määritellään turvaluokkiin sen mukaan, mikä on suikaleen maksimileveys tai silpun maksimikoko. Suoraan leikkaava silppuri tekee nimensä mukaisesti paperista suikaleita, kun taas ristiin leikkaava paperisilppuri tekee tuhottavasta paperista pieniä palasia. Ristiin leikkaava paperintuhooja tekee pienempää silppua kuin suoraan leikkaava, ja on näin ollen myös turvaluokitukseltaan korkeammalla tasolla. Henkilökohtaisia tietoja sisältävien asiakirjojen tuhoaminen vaatii vähintään P3 turvaluokan silppurin.

Arkaluonteisia henkilötietoja ovat tiedot, joista ilmenee esimerkiksi henkilön etninen alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen vakaumus tai terveyttä koskevia tietoja. Arkaluontoisten henkilötietojen käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä, ellei siihen ole laillista perustetta.

• Turvaluokka 1 = Yleisiä asioita sisältävät asiakirjat, suikaleleveys maksimissaan 12 mm
• Turvaluokka 2 = Yrityksen sisäiset asiakirjat, silpun koko maksimissaan 6 mm ja maksimi 800 mm²
• Turvaluokka 3 = Luottamukselliset asiakirjat, silpun koko maksimissaan 4 x 80 mm ja maksimi 320 mm
• Turvaluokka 4 = Salaiset asiakirjat, silpun koko maksimissaan. 4 x 40 mm ja maksimi 160 mm²
• Turvaluokka 5 = Erittäin salaiset asiakirjat, silpun koko maksimissaan 2 x 15 mm ja maksimi 30 mm²
• Turvaluokka 6: Maksimaalinen turvavaatimus, silpun koko maksimissaan 0,8 x 12 mm ja maksimi 10 mm²
• Turvaluokka 7: Maksimaalinen turvavaatimus, silpun koko maksimissaan 1 x 5 mm ja maksimi 5 mm²

3. Huomioi paperisilppurin säiliön tilavuus

Kotitoimistossa pärjää pienemmälläkin silppusäiliöllä, mutta koko toimiston käytössä olevan asiakirjatuhoojan säiliön olisi hyvä olla tarpeeksi suuri, jottei sitä tarvitse olla koko ajan tyhjentämässä. Hyvänä ohjenuorana 30 litran säiliöön mahtuu noin 200‒500 arkkia, mutta mitä pienempää silppu on, sitä pienempään tilaan se myös mahtuu.

Muistathan, että paperisilppurin jäte kuuluu poltettavaan jätteeseen, ei koskaan paperinkeräykseen.

4. Tehokas paperisilppuri palvelee useampaa käyttäjää

Valitse tarpeeksi tehokas paperisilppuri isomman työryhmän tai osaston käyttöön. Koko toimiston yhteisen paperintuhoojan on syytä olla paitsi nopea myös hiljainen.

Käsitteleekö organisaatiosi henkilötietoja?

GDPR-tietosuoja-asetuksen mukaan kaikki henkilöä yksilöivä tieto on henkilötietoa. Henkilötiedoista voidaan tunnistaa luonnollinen henkilö joko suoraan tai välillisesti. Suoria henkilötunnisteita ovat esimerkiksi henkilön nimi, osoite, henkilötunnus, kasvot sisältävä valokuva tai nimen mukainen sähköpostiosoite. Epäsuorat henkilötunnisteet ovat tietoja, joita yhdistelemällä on mahdollista tunnistaa henkilö.

Kaikki toimenpiteet, jotka kohdistuvat henkilötietoihin, lasketaan henkilötietojen käsittelyksi. Henkilötietojen käsittely tarkoittaa esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista. Rekisterinpitäjä on taho, joka määrittelee, mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään ja millä tavalla niitä käsitellään. Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita.

Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan, kun on käyttötarkoituksen kannalta tarpeen, ja niiden käsittelylle on määriteltävä alku ja loppu. Rekisterinpitäjän on pystyttävä perustelemaan, kuinka kauan esimerkiksi asiakastietojen säilyttäminen on tarpeen asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Myös rekisteröity voi itse pyytää rekisterinpitäjää poistamaan omat henkilötietonsa.

Henkilötietojen turvallinen käsittely

Organisaatiossa kannattaa pitää huolta, että tietosuojan taso on riittävä. Tärkeintä on huomioida, että työtehtävissä henkilötietoja käsiteltäessä tieto suojataan sivullisilta, käsiteltiinpä tietoa sähköisesti, suullisesti tai paperilla.

Turvallisuuden kannalta pieniltäkin tuntuvilla asioilla on merkitystä.

Tietojärjestelmissä tulee toimia aina omilla henkilökohtaisilla, tietyille toimintotasoille oikeuttavilla käyttäjätunnuksilla. Näin myös oikeusturva toteutuu, koska jälkikäteen voidaan todentaa, kuka tietoja on järjestelmässä käsitellyt.

Säilytä ja hävitä henkilötietoja sisältävä materiaali oikein

Henkilötiedot tulee kerätä, varastoida ja hävittää vaarantamatta tietosuojaa. Henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja tai tulosteita ei tule siis varastoida valvomattomissa tiloissa. Tehokas ja turvallinen tapa hävittää paperimuodossa olevia aineistoja on tuhota ne silppurilla tai polttamalla.

Tietosuojattavaa materiaalia ovat esimerkiksi paperitulosteet ja kaikki digitaaliset mediat, joissa on sellaista henkilötietoa, josta henkilö voidaan yksilöidä. Tietoturvaloukkauksella tarkoitetaan tilannetta, jossa henkilötietoja joutuu tahallaan tai vahingossa ulkopuolisten saataville.

Henkilötietoja sisältävää materiaalia ei tule jättää pöydille tai muualle avoimesti nähtäville eikä sitä tule varastoida huolimattomasti myöhemmin hävitettäväksi. Henkilötietoja sisältäviä tulosteita ei saa koskaan hävittää heittämällä niitä tavalliseen roska-astiaan tai paperinkeräykseen. Suojaamattomille tikuille tai muille ulkoisille lisämuisteille ei tule tallentaa salassa pidettävää digitaalista materiaalia.

Hyviä työtapoja tietojen suojaamiseen on esimerkiksi käyttää näytönsuojakalvoa varsinkin etätöissä ja muualla kuin työpaikalla työskenneltäessä sekä lukita työasema aina, kun poistutaan edes pieneksi hetkeksi. Työpaikan salassa pidettävistä ja luottamuksellisista asioista ei tule keskustella niin, että ulkopuolisilla on mahdollisuus kuulla.