Paperikalenterista luovuutta, iloa ja ajanhallintaa
Kaikilla meillä on sama määrä aikaa. Miten saada aika riittämään kaikkeen tarpeelliseen tekemiseen?
Parhaat vinkit tehokkaaseen ajankäyttöön
Työelämä on täynnä haasteita, harrastukset sekä perhe vaativat aikaa ja palautuakin pitäisi. Aikaa ei voi taikoa lisää, mutta sen käyttöä voi hallita. Tässä muutama ajatus, jotka meidän mielestämme pitävät pakan kasassa.
Keskity yhteen asiaan
Multitasking on taito, jota kohti pyrimme kuin huomaamatta hektisessä arjessa. Puhelin piippaa, toisessa kädessä keikkuu kahvimuki ja toisella kädellä kirjoitetaan sähköpostia kadulla kävellessä. Todennäköisesti tilanne päättyy niin, että kahvit ovat rinnuksilla ja sähköposti päätyy väärään osoitteeseen. Lopputulos: enemmän sotkua ja hidasteita asioiden sujumiselle. Eli toisin sanoen, multitasking ei ole tehokkain tapa tehdä asioita. Kannattaa mieluummin keskittyä vain yhteen asiaan kerrallaan, jos siihen suinkin on mahdollisuus.
Tee tehtävälistoja ja priorisoi
Tehtävälistat eivät koskaan mene pois muodista! Tehtävälistat ovat yksi olennainen rakennuspalikka esimerkiksi bullet journal -metodissa.
Tehtävät voi arvottaa itselleen ja kirjata nelilaatikkoiseen matriisiin, jossa vasemmalla ovat kiireelliset tehtävät ja oikealla ei-kiireelliset tehtävät. Ylärivissä olevat tehtävät ovat tärkeitä ja alarivissä ei-tärkeitä. Näin ollen ylhäällä vasemmalla olevassa laatikossa olevat tehtävät ovat sekä tärkeitä että kiireellisiä, joten tiedät priorisoida ne ensimmäisiksi tehtäviksi heti aamulla. Tärkeille mutta ei-kiireellisille, pitkän aikatähtäimen tehtäville kannattaa suunnitella riittävästi aikaa. Kiireelliset mutta ei-tärkeät tehtävät on syytä delegoida eteenpäin. Alaoikean laatikon ei-kiireelliset ja ei-tärkeät hommat voi vaikka heivata kokonaan, jos aika ei tunnu riittävän. Tätä metodia kannattaa ainakin kokeilla.
Aseta tavoitteita
Projekteja on helpompi hallita, kun haluttu lopputulos eli tavoite on kirkkaana mielessä heti ensimetreiltä. Tavoite kannattaa määritellä muutaman ohjenuoran mukaisesti, jolloin se on helpommin hahmotettavissa ja käsiteltävissä.
Tavoitteen tulisi olla mahdollisimman konkreettinen ja yksityiskohtainen, ja sen tulee kohdistua tiettyyn asiaan. Tavoitteen tulisi olla myös mitattava, jolloin edistymistä pystytään ylipäänsä mittaamaan jollain tavalla. Realistinen tavoite on mukautettu omiin kykyihin ja voimavaroihin. Realistinen tavoite on mahdollista saavuttaa käytössä olevilla resursseilla. Tavoitteen saavuttamiselle tulisi vielä asettaa aikaraja, jonka puitteissa projekti on tarkoitus saada maaliin.
Rutista ja pidä mikrotaukoja
Yksinkertainen Pomodoro-ajanhallintamenetelmä on varmaankin tuttu juttu, mutta kerrataan vielä. Eli idea on hiukan sama kuin tavoitteellisesta liikunnasta tutussa intervalliharjoittelussa, jossa vuoron perään työskennellään tehokkaasti ja vuoroin levätään. Pomodoro-menetelmässä keskitytään täysin valittuun tehtävään 25 minuutin ajan, ja intensiivisen työskentelyjakson jälkeen pidetään 5 minuutin tauko. Edistymisestä voi konkreettisesti pitää kirjaa piirtämällä vaikkapa ruksin.
Neljän työskentelyjakson jälkeen on pidemmän tauon paikka, jonka aikana aivot prosessoivat tietoa ja lepäävät. Menetelmä sopii erityisen hyvin uuden asian omaksumiseen tai hiukan pitkäveteisen tehtävän edistämiseen. Pomodoro tarkoittaa muuten italiaksi tomaattia, joka onkin kelpo välipala tauolla.